Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, …) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, …) pour le compte d’un ou plusieurs services ou d’un responsable selon l’organisation de l’entreprise. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, …). Peut coordonner une équipe.
Profil
Organisée, méthodique, discrète, courtoise, autonome… la secrétaire cumule qualités et compétences, capable de retrouver un document dans l’instant et d’organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et l’accueil qu’il assure contribuent à la bonne image du service qui l’emploie.
À l’écrit comme à l’oral, le secrétaire doit savoir s’exprimer avec une parfaite aisance. Posséder une 2e voir une 3e langue peut même faire la différence.
La maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de l’écriture rapide est évidemment nécessaire.
Malgré ses multiples occupations, la secrétaire sait toujours se rendre disponible… C’est encore plus important si elle est assistante de direction. Elle doit savoir hiérarchiser les priorités et parer aux urgences : cela exige de sa part une grande capacité d’adaptation.
Votre métier
Accueillir une clientèle
Planifier des rendez-vous
Orienter les personnes selon leur demande
Réaliser la gestion administrative du courrier
Saisir des documents numériques
Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité
Organiser des déplacements professionnels
Définir des besoins en approvisionnement
Suivre l’état des stocks
Préparer les commandes
Vos compétences générales
Sténographie
Outils bureautiques
Règles d’affranchissement du courrier
Modalités d’accueil
Techniques de prise de notes
Vos compétences spécifiques
Mettre à jour une documentation technique
Suivre les conditions d’exécution d’un contrat
Vérifier les conditions d’exécution d’un contrat
Archiver des dossiers et documents de référence
Indexer des dossiers et documents de référence
Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
Construire un dossier professionnel
Saisir des documents juridiques
Réaliser un suivi administratif du personnel
Organiser la logistique des recrutements et des formations
Réaliser une gestion administrative
Réaliser une gestion comptable
Réaliser un suivi d’activité
Terminologie juridique
Droit commercial
Normes rédactionnelles
Techniques de saisie avec dictaphone
Droit du travail
Logiciels comptables
Comptabilité générale
